Первое, о чем вам стоит задуматься, - это бронирование номеров в местной гостинице для гостей, которые прибудут из других городов. Самый неприятный вариант развития событий – если гости начнут обзванивать гостиницы за несколько месяцев до вашего мероприятия, и окажется, что стоимость номеров составляет 500 долларов в сутки или что в городе вообще нет свободных номеров из-за крупной конференции или большого спортивного мероприятия. Именно поэтому важно заранее забронировать блок номеров для ваших гостей по специальным расценкам в одной или нескольких гостиницах. В большинстве гостиниц минимальное количество номеров для блока – 10 номеров в сутки. Если вам нужно более 30 номеров в сутки, лучше всего забронировать несколько блоков в двух или трех гостиницах. Таким образом, ваши гости будут иметь возможность выбора с точки зрения местоположения и стоимости.
Важно также заинтересовать родственников, приезжающих на ваше мероприятие, чтобы они начали готовиться и ожидать его с нетерпением. Главное здесь – планировать заранее. Сначала выберете идеальное место. Здесь вам поможет предлагаемая нами технология, поскольку она дает вам возможность проводить поиск по нескольким местам проведения мероприятия одновременно. Вам нужно найти такое место, которое подойдет всем вашим родственникам, чтобы по крайней мере всем было удобно до него добираться. Также нужно убедиться, что в этом месте достаточно достопримечательностей и вариантов проведения досуга для людей разного возраста, чтобы все родственники – и молодые, и старые – готовы были приехать и хорошо провести время. Самый неприятный вариант развития событий – если вы начнете обзванивать гостиницы за несколько месяцев до вашего мероприятия, и окажется, что стоимость номеров составляет $500 в сутки или что в городе вообще нет свободных номеров из-за крупной конференции или большого спортивного мероприятия. Именно поэтому важно заранее забронировать блок номеров для вашего семейного мероприятия по специальным расценкам в идеально подходящей вам гостинице. В большинстве гостиниц минимальное количество номеров для блока – 10 номеров в сутки. Однако если вы арендуете банкетное помещение в гостинице, количество номеров может быть и меньше.
Обзванивать вслепую различные гостиницы, возможно, не лучший вариант в данном случае. Лучше не бронировать номера по первым расценкам, которые предлагает гостиница. Кроме того, у вас еще нет всей информации по гостинице, и важно получить подробное описание всех удобств и услуг, прежде чем принимать окончательное решение. Сначала нужно проверить, какие цены предлагаются в Интернете. Мы нашли замечательный ресурс, который позволяет сравнивать расценки различных гостиниц. Это – HotelPlanner.com (
www.HotelPlanner.com). Преимущество этой бесплатной системы заключается в ее простоте. Все, что вам нужно сделать, — это указать варианты по датам и месту проведения семейного мероприятия, и HotelPlanner сделает все остальное. Вы сможете одновременно искать групповые расценки на номера в различных городах. Результаты организованы в простом и понятном порядке, без предпочтений в пользу каких-либо гостиниц. Вы сами можете сортировать информацию по местоположению, стоимости или гостиничному бренду. Кроме того, вам будет предоставлен личный менеджер по работе с клиентами, который не только поможет получить самые лучшие расценки на гостиницы, но и окажет содействие в самом процессе бронирования. Процесс бронирования играет очень важную роль, потому что даже при низкой стоимости номера бронирование может подразумевать очень строгие правила отмены, крупный депозит или иные менее очевидные расходы, например, обязательные курортные сборы. Менеджер HotelPlanner.com поможет вам решить эти и другие вопросы, с которыми вы можете столкнуться в процессе бронирования. Когда вы определитесь с гостиницей, менеджер создаст специальный бесплатный сайт исключительно для вашего семейного мероприятия. На этом сайте вы сможете видеть, какие из ваших родственников уже подтвердили номер в гостинице.