Поздравляем! Вы — официальный "организатор" предстоящего мероприятия. На вас возложены новые обязанности, и мы предлагаем вам взглянуть на приведенные ниже советы, которые помогут вам правильно распределить бюджет и получить большую отдачу от вложенных средств.
1) Время года/даты: в некоторых пунктах назначения существует высокий и низкий сезон. В зависимости от дат разница в цене может быть значительной. Кроме того, если встреча вашей группы может состояться в районе праздничных дней или в сами праздничные дни, об этом также стоит сообщить вашему организатору гостиницы.
a. Тщательный подход: если вы определились с городом, изучите даты, в которые в этом городе проходят крупные фестивали, общегородские выставки, особые мероприятия (например, чемпионат по футболу) и т. д. Если у вас все еще есть возможность изменить даты, перенесите ваше мероприятие за неделю до или после крупных городских мероприятий. Если вы запланируете свою встречу на то же самое время, это может дорого обойтись вашим участникам как в смысле денег, так и в смысле общего хаоса.
2) Дни недели: многие гостиницы испытывают проблемы с привлечением клиентов в будние дни или, наоборот, в выходные. Например, гостиница, расположенная в корпоративном парке, может быть совершенно замечательной, но при этом предлагать низкие расценки на выходные. Или наоборот, у великолепного курорта могут быть трудности с продажей номеров в будни.
3) Какие расценки предлагает гостиница: за одноместное размещение или за несколько человек в одном номере? Бывает, что предлагаемые расценки соответствуют вашему бюджету, но если из-за состава вашей группы вам нужно разместить до четырех человек в одном номере, вам может быть быть предложен так называемый многоуровневый тариф, в результате применения которого стоимость на каждого дополнительного человека в номере повышается на $10-30. Чтобы предлагаемые гостиницами групповые расценки были наиболее точными, размещая свой запрос, убедитесь, что вы выбрали правильные типы номеров.
4) Определите дополнительные расходы заранее, воспользовавшись кнопкой "Информация о гостинице" слева от предложения гостиницы. Взимаются ли курортные сборы в интересующей вас гостинице? Сколько стоит парковка? Допускаются ли в гостиницу домашние животные и, если да, взимается ли дополнительная оплата? Существуют ли обязательные сборы, помимо налога на проживание в гостинице? Эти дополнительные сборы могут обернуться круглой суммой. Гостиница может отказаться от некоторых из них по договоренности, в зависимости от того, насколько вы подходите им как клиент.
a. Определите, что включено в стоимость: в некоторых гостиницах в стоимость номера входит бесплатный завтрак, небольшой полдник для постояльцев, посещение фитнес-центра или доступ в Интернет. Все эти приятные мелочи не только позволят вам сэкономить средства, но и улучшат общее впечатление от пребывания в гостинице. Они будут указаны в комментариях к предложению гостиницы под групповым тарифом.
5) Еда и напитки: если вы планируете проведение банкета во время вашего пребывания в гостинице, не забудьте указать всю информацию в вашем запросе, чтобы получать ответы только от гостиниц, которые могут принять такой банкет. Кроме того, вероятность забронировать блок номеров и получить дополнительные скидки в гостиницах, в которых имеются банкетные помещения, выше, если группа использует еду и напитки, а также банкетные услуги, предоставляемые самой гостиницей. После того как вы нашли гостиницу, которая предлагает все необходимые вам услуги и соответствует вашему бюджету, воспользуйтесь кнопкой "Связаться с гостиницей", чтобы запросить меню. Узнайте размер сервисного сбора и налогов. Как правило, эти сборы составляют дополнительные 20-40% к стоимости банкета. Как можно сократить расходы:
a. HotelPlanner.com предпримет попытку договориться о скидке на еду и напитки для вашей группы в размере от 20 до 50%. Эти скидки будут указаны в комментариях к предложению гостиницы.
b. Составьте примерное меню, укажите, сколько вы готовы заплатить (включая все расходы), и представьте этот список гостинице. Например, предложите завтрак, в который будет входить различная выпечка, соки и чай/кофе за определенную стоимость на человека (ваш ориентир/бюджет), и выясните, может ли гостиница изменить свое меню, чтобы уложиться в ваш бюджет. В большинстве гостиниц Hotel Planner предлагается бесплатный завтрак для групп, и эта дополнительная услуга также будет указана в комментариях к предложению гостиницы.
c. Изучите меню в ресторанах гостиницы. Если у вас небольшая группа, возможно, вам проще будет ужинать в ресторане гостиницы или в кафе неподалеку.
6) Аудиовизуальное оборудование: сообщите вашему менеджеру Hotel Planner, что вам нужно, и запросите индивидуальное предложение цены. Одной из самых дорогих обычно является аренда LCD-проектора. Иногда бывает выгоднее купить свой собственный, однако не забудьте спросить своего менеджера о возможных "сборах за подсоединение", если вы будете использовать в гостинице собственное оборудование.
7) Аренда конференц-помещений: если количество выкупаемых вами номеров совпадает с количеством участников вашего мероприятия, скорее всего, вы сможете договориться о выгодных условиях при аренде конференц-помещения. Если вашей группе нужны выставочные стенды, большое количество зон отдыха или большой зал (например, на 100 человек при бронировании всего лишь 10 номеров в сутки), ожидайте, что заплатить определенную сумму за аренду конференц-помещения вам все-таки придется. Hotel Planner может поставить вас в позицию силы при переговорах о возможности не платить за аренду, если: а) мероприятие вашей группы проходит в период низкого спроса (т. е. в праздники или в низкий сезон); б) если у вас высокие расходы на питание и напитки на номеро-сутки (т. е. участникам вашего мероприятия нужен завтрак, обед, закуски утром и вечером, а также фуршет/ужин); в) участники вашего мероприятия полностью заполнят выбранную вами гостиницу.
8) Близость к объектам досуга: будет ли у вашей группы много свободного времени вечерами? Планируете ли вы программу для группы за пределами гостиницы? В любом случае, если у участников будет возможность дойти до различных местных достопримечательностей пешком, это позволит сократить ваши расходы как организатора или индивидуальные расходы участников. Если у группы будет свободное время и объекты досуга находятся в пешей доступности, участники будут благодарны вам за то, что им не нужно платить за такси, забирать машину из парковки и пытаться понять, как куда добраться в чужом городе. Если вы планируете культурную программу за пределами гостиницы, транспорт до места проведения и обратно может обойтись в значительную сумму. Таким образом, вы сможете сэкономить, выбрав гостиницу в пешей доступности от различных достопримечательностей и объектов досуга. Hotel Planner также может отсортировать для вас гостиницы по расстоянию до любой конкретной точки.
9) Транспорт: если многие из участников прибывают самолетом, изучите стоимость перелета из основных городов на даты ваших предполагаемых мероприятий. Если вы рассматриваете несколько городов, возможно, стоимость перелета в один из них окажется более предпочтительной. Вы можете точно также воспользоваться кнопкой "Информация о гостинице" слева от предложения гостиницы и получить информацию о наличии гостиничного автобуса, стоимости такси из аэропорта, а также длительности поездки из аэропорта до выбранной гостиницы.
10) Услуги и повышение класса обслуживания: ваш менеджер Hotel Planner постарается получить в гостинице одно бесплатное повышение класса обслуживания до номера люкс для вашей группы или бесплатную услугу для одного из VIP-участников вашей группы. Ваша группа заметит эти особые штрихи, которые могут быть предоставлены без дополнительной оплаты.
11) Еще один бонус! Один на пятьдесят бесплатно: такая практика существует в большинстве гостиниц. На каждые пятьдесят номеров, выкупаемых группой, один номер предлагается бесплатно! В некоторых гостиницах принцип "один на пятьдесят бесплатно" применяется только, если группа выкупит пятьдесят или более номеров В СУТКИ. Иногда бесплатный номер предлагается на каждые сорок номеров или даже меньше. В некоторых гостиницах существуют накопительные программы. Hotel Planner сотрудничает с большим количеством гостиниц, которые предлагают бесплатный номер всего лишь за 10 номеров в сутки. Информация о бесплатном номере будет указана в комментариях под предложением гостиницы с групповыми тарифами.
Удачи и успешных вам переговоров! Вы сделали первые шаги на пути к безоблачной организации мероприятия!